Actualmente, el flujo de mantenimiento de tu flota es una poderosa herramienta, para aumentar la disponibilidad de los vehículos y reducir costos. Especialmente, porque implican una extraordinaria inversión que hay que cuidar.
Por consiguiente, su correcta conservación resulta indispensable, ya que de eso dependen la productividad, eficiencia operativa y vida útil de cada unidad. Además, evitas gastos derivados de la falta de mantenimiento y deficiente operatividad.
Afortunadamente, un completo sistema de mantenimiento permite tener ambos aspectos bajo control. Por consiguiente, resulta fundamental que antes de ahondar en recomendaciones, conozcas los tipos de mantenimiento que existen.
Desde Tambor Panamá queremos explicarte qué es un flujo de mantenimiento y que beneficios aporta establecer uno para tu flota. Considera que es una fuente de información confiable para tomar decisiones frente al negocio y las unidades.
¿Qué es un flujo de mantenimiento?
Un plan de mantenimiento preventivo consiste en el conjunto de acciones, inspecciones y reparaciones programadas. Su objetivo es el de prevenir potenciales incidencias y maximizar la disponibilidad de una flota sostenible de vehículos.
En ese contexto, el flujo de mantenimiento es la secuencia de procesos por los que atraviesan las órdenes de trabajo. Esto incluye, desde su inicio hasta su fin, es decir, calendarizar los servicios de mantenimiento de toda la flotilla.
Además, hacerlo según las necesidades de cada vehículo y los viajes que tengan programados. Adicionalmente, esta programación permite adelantarse a las averías que pueden sufrir las unidades.
De igual forma, sustituir en su debido momento, las piezas o componentes que presentan desgaste natural debido a su uso. Asimismo, se trata de la mejor forma para garantizar la seguridad, tanto de los conductores profesionales como de los equipos.
En cualquier caso, es fundamental para la administración de una empresa productiva, porque sin él, se pone en riesgo al negocio y a su personal. En resumen, permite a las empresas:
- Llevar un control detallado del estado de todas las unidades.
- Verificar la fecha en que debe realizarse el mantenimiento preventivo o correctivo a cada uno de los vehículos.
- Evitar que las unidades queden fuera de circulación. Eso afecta de forma negativa la operación de la empresa.
- Disponer de vehículos útiles y funcionales por más tiempo.
- Ahorrar en gastos en reparaciones de emergencia.
- Disminuir los costos operativos relacionados con el mantenimiento y las reparaciones de emergencia.
- Reducir los gastos de mantenimiento.
“El flujo permite organizar las actividades de modo que se pueda controlar el cumplimiento de las mismas dentro de las rutinas de mantenimiento.”
Beneficios de llevar un flujo de mantenimiento
El flujo de mantenimiento para tu flota busca que los servicios de cuidado, preventivo y correctivo, sean efectuados oportuna y eficientemente. El propósito es que las unidades se conserven en óptimas condiciones de uso.
Antes de continuar con los beneficios de llevar un flujo de mantenimiento vehicular, veamos un ejemplo de cómo se hace:
- Por medio de una orden de trabajo se solicita hacer el mantenimiento requerido por las unidades vehiculares.
- Se genera una autorización para que un taller específico proceda a hacer el servicio de mantenimiento preventivo o correctivo.
- Se elabora un pedido de reparación de mantenimiento vehicular, para cualquier trabajo que realicen los talleres autorizados.
- No se reconoce ningún trabajo. Cuando no esté contemplado en el pedido de reparación de mantenimiento vehicular.
- Se exigen las garantías de servicio que sean establecidas, para los diferentes trabajos de mantenimiento, bien sea preventivo o correctivo.
Con este proceso aclarado, ahora si podemos describir los beneficios de ejecutar esta práctica:
Control y visibilidad
El paso de las órdenes de trabajo a través del flujo de mantenimiento para tu flota permite llevar el registro de las actividades. Como resultado, se puede identificar si hay impedimentos que no permitan el flujo normal de la orden. En consideración:
- Cada empresa debe establecer una serie de criterios que determinen las actividades del proceso de mantenimiento preventivo y correctivo.
- Especificar cuándo deben someterse a revisión y labores de mantenimiento, los vehículos de su flota.
- Establecer criterios de tiempo, kilómetros recorridos, horas de puesta en marcha del motor o litros de carburante consumidos.
- Deben recoger las particularidades de cada vehículo. Por ejemplo, antigüedad, uso que se le da, circulación por carretera o ciudad, entre otros parámetros de interés.
Optimización
El flujo de mantenimiento de flota representa una oportunidad de optimización, porque permite identificar los tiempos de las órdenes de trabajo en cada etapa del flujo.
Por consiguiente, se genera información clave de la gestión de las órdenes. Con estos datos podemos crear métricas y objetivos orientados a reducir los tiempos muertos, durante el proceso de mantenimiento de las unidades.
En este contexto, el uso de tecnología de gestión facilita la programación del flujo y establecer plazos de revisión. Además, emite informes detallados y precisos que permiten reorganizar y optimizar el proceso en sí.
Se trata de generar métricas para asegurarse de la efectividad del flujo y garantizar obtener los resultados esperados. Así, podemos evitar ineficiencias, tiempos de inactividad, maximizar recursos a través de las optimizaciones y ahorrar costos.
Organización
Se trata de tener visibilidad en cada estado del proceso de mantenimiento preventivo y correctivo. En este escenario, la organización permite que se prevean y estructuren actividades para que la orden pueda gestionarse con fluidez.
Entonces, resulta necesario fijar y respetar las fechas del flujo, por lo que es conveniente agendarlas y añadirles notificaciones. Así, podemos determinar cuándo y por cuánto tiempo estará detenida la orden en cada etapa del proceso.
Obviamente, la organización debe ir adaptándose para mejorar cada etapa del proceso. Entonces, es esencial la participación de todos los involucrados antes, durante y después de cada servicio de mantenimiento.
Evitar mantenimientos correctivos
El flujo y los diferentes tipos de mantenimiento aseguran que la operatividad del negocio es posible, en los términos de productividad y rentabilidad necesarios.
Sin embargo, los encargados de administrar y gestionar flotas sostenibles deben prestar gran atención al cuidado y prevenir posibles incidencias. En este contexto, el flujo de mantenimiento asegura la operatividad de las unidades.
Adicionalmente, es una manera efectiva para reducir al mínimo el mantenimiento correctivo, que seguirá existiendo mientras haya mantenimiento. Además, utilizar un vehículo hasta que se averíe conlleva mayores costos y downtime no planificado.
Es decir, llevar un flujo adecuado permite evitar que un mantenimiento preventivo se convierta en uno correctivo. Por consiguiente, se evitan costos más elevados y mayor tiempo en el taller.
En todo caso, lograr algo así como 80% de mantenimiento preventivo y 20% de correctivo, es un buen punto de partida. Sin embargo, el flujo de mantenimiento centrado en la fiabilidad establece objetivos más ambiciosos.
En ese sentido, hay que priorizar el mantenimiento predictivo entre 45% y 55% del total, seguido del preventivo entre 25% y 35%. De esa manera, podemos estimar que el correctivo no será mayor al 10%.
Adicionalmente, hay que hacer un análisis de la causa raíz del mantenimiento correctivo, para entender que lo ha provocado. De lo contrario, el flujo de mantenimiento no podrá determinar cuándo reparar averías ni evitar que se repitan.
Otras recomendaciones para evitar el mantenimiento correctivo mediante el flujo de mantenimiento son:
- Comprender el ciclo de vida de las unidades.
- Planificar el mantenimiento predictivo y preventivo con IA.
- Proporcionar las herramientas adecuadas para optimizar el flujo y las actividades de mantenimiento.
- Mejorar tu equipo. Es importante educar al personal mediante entrenamiento extra o formación profesional, mediante sesiones de microaprendizaje. Una buena idea es grabar las sesiones de microaprendizaje para revisarlas o utilizarlas en el futuro.
“Ten siempre presente que es más costoso corregir que prevenir y el flujo de mantenimiento es una fuente de información confiable.”
Evitar costos adicionales y reprocesos
Hacer seguimiento al servicio de mantenimiento de la flota, mediante el flujo de la orden, evita excesivos mantenimientos. Por consiguiente, se evita el desperdicio de dinero en repuestos y mano de obra.
Al mismo tiempo, se logran identificar procesos repetidos que no favorecen el objetivo principal del mantenimiento y la pronta operatividad de las unidades.
Obtener información relevante para la toma de decisiones
Sin dudas, la información permite optimizar la toma de decisiones y llevar un control correcto del flujo. Además, se obtienen datos que ayudan a tomar decisiones en caliente sobre el proceso, los proveedores y calidad del mantenimiento.
Conclusión
Para crear un flujo de mantenimiento es indispensable establecer los procesos. Además, secuenciar las etapas de cómo llevarás a cabo las órdenes de trabajo. En este contexto, es primordial considerar las áreas y las actividades involucradas.
Ten en cuenta que, también, debes determinar los tiempos e implicaciones de llevar los mantenimientos dentro del proceso. Para optimizar los resultados es de mucho valor y utilidad tener herramientas de gestión.
En Tambor Panamá tenemos el equipo de expertos que necesitas para hacer el mantenimiento predictivo y preventivo de tu flota. Así, puedes tener garantía de asegurar la operatividad de las unidades, del negocio y la rentabilidad.
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